Kemelut di Pengadaan Teknologi Informasi

Hari ini saya pulang pergi Bandung Jakarta untuk memberikan in house seminar di sebuah perusahaan mengenai permasalahan pengadaan teknologi informasi. Bagi yang belum tahu, ada banyak (tuduhan) kasus korupsi dikaitkan dengan pengadaan (barang dan jasa) teknologi informasi.

Ternyata topik ini menjadi masalah besar di perusahaan-perusahaan. Pasalnya, ada banyak cara seseorang dituduh korupsi (padahal tidak). Bayangkan, Anda tidak korupsi (boro boro menikmati hasilnya) tapi Anda dituduh korupsi, masuk ke penjara, dan harus mengembalikan kerugian negara. Busyet deh.

Sebetulnya saya ingin menuliskan ini secara tuntas, tapi topik ini bisa jadi satu buku tersendiri (dengan ratusan halaman). Padahal, untuk menulis satu tulisan di blog saja sudah ngos-ngosan. Jadi mungkin saya tulis potongan-potongan saja ya.

Mulai dari sini dulu.

Pengadaan barang dan jasa yang terkait dengan teknologi informasi di sebuah perusahaan biasanya melibatkan banyak pihak:

• User. Ini adalah pihak yang membutuhkan barang atau jasa teknologi informasi itu. Biasanya user juga masih bisa dibagi dua, yaitu unit bisnis dan divisi IT (yang bertugas membantu unit bisnis).
• Bagian pengadaan (procurement). Bagian ini yang kemudian mencarikan barang dan jasa untuk user di atas. Mereka yang melakukan pelelangan dan seterusnya.
• Vendor. Perusahaan atau individual yang memberikan layanan, barang, jasa kepada perusahaan.
• Internal Audit atau Kepatuhan. Bagian ini mengawasi kegiatan di perusahaan.
• External Audit. Ini biasanya pihak luar yang secara berkala memantau perusahaan, seperti misalnya public accountant, KPK, BPK, BPKP, KPPU, DPR, …

Sering kali terjadi masalah karena pemahaman pelaku di atas akan barang/jasa teknologi informasi yang diinginkan berbeda-beda. Timbullah masalah. Berikut ini ada beberapa contoh masalah yang bisa timbul.

1. User meminta sebuah produk (misalnya sebuah server). User memberikan spesifikasi untuk diadakan. Pengadaan kemudian mengadakan tender. Ternyata hasilnya berbeda dengan yang diinginkan oleh user. User ngamuk. Seringkali memang beberapa produk memiliki spek yang sama, tapi berbeda dari sisi kualitas. Sebagai contoh, komputer jangkrik tentu saja berbeda dengan komputer yang branded meskipun speknya bisa sama.
2. User membutuhkan sebuah produk untuk sebuah layanan baru, tapi mereka tidak bisa mendefinisikan spesifikasinya. Pengadaan diminta untuk membantu membuat spesifikasinya. Nah lho. Pengadaan kan nggak tahu soal teknis seperti ini. Akibatnya mereka di-drive oleh vendor. Ya kalau vendornya bagus, kalau nakal?
3. User menginginkan vendor tertentu untuk memenuhi kebutuhannya, padahal prosesnya harus tender. Seringkali memang ada kondisi dimana vendor tertentu memang dibutuhkan dan tender kurang pas. Misalnya, ada produk – katakanlah software – yang dikembangkan oleh vendor abx. Maintenance tentunya lebih baik kalau dilakukan oleh vendor abx. Kalau ditenderkan dan pemenangnya adalah vendor dez – yang produk kompetitor produk abx – maka bisa jadi produk yang sudah ada diganti lagi. Bisa-bisa bubar jalan pekerjaan yang lama. Namun tidak tertutup kemungkinan memang ada kondisi lock-in, dimana perusahaan dijerat dan bergantung kepada vendor tertentu.
4. Tender dilakukan dan ada perusahaan (vendor) yang banting harga. Mungkin karena mereka berharap asal bisa masuk dulu ke perusahaan yang bersangkutan (sehingga di kemudian hari bisa memasukkan produk mereka lainnya). Ketika vendor banting harga, pengadaan tidak bisa menolak dan memenangkan mereka. Padahal user tahu bahwa vendor ini nakal dan kemungkinan tidak bisa memberikan layanan sesuai yan diinginkan. Katanya pernah ada tender yang salah satu vendornya banting harga: US$ 1. Ya, hanya satu dolar!
5. Ada cerita lain dimana user memaksa ingin menunjuk kepada satu vendor tertentu. Bagian pengadaan pusing …
6. Kasus lain lagi, user menuntut pengadaan dipercepat (karena akan ada launching produk mereka yang baru). Akibatnya ada beberapa langkah pengadaan yang dilewati (atau disusulkan belakang). Wah, ini bisa menyalahi prosedur. Tapi user menuntut, kalau tidak diadakan maka pengadaan dianggap mengganjel perusahaan.
7. Kekisruhan antara user dan pengadaan ini ditambah dengan adanya internal audit. Mereka melihat bahwa proses pengadaan tidak dilakukan dengan benar (sesuai dengan prosedur).
8. Tambah pusing lagi dengan adanya pihak luar seperti KPK, BPK, BPKP, KPPU, dan seterusnya.

Akibatnya … orang pengadaan yang pusing. Resiko di mereka sangat besar, sementara seringkali perusahaan tidak mau tahu. Kalau ada apa-apa, perusahaan angkat tangan dan tidak membela orang pengadaan ini.

Jadi bagaimana terusnya? Saat ini banyak proyek yang tidak jalan karena tidak ada yang mau jadi pimpinan proyek. Nah lho. Ketika orang lain atau perusahaan lain melakukan investasi untuk meningkatkan layanan, maka perusahaan (BUMN) di Indonesia jalan di tempat. Tinggal nanti nilai saham mereka anjlok, dan kemudian dibeli dengan sangat murah oleh pihak asing. Itu conspiracy theory-nya.