Tidak bisa dipungkiri lagi perusahaan kini membutuhkan dukungan teknologi informasi, untuk menjawab setiap tantangan yang muncul dalam dunia bisnis yang selalu dinamis dan tak bisa ditebak. Tekonologi informasi dapat membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perkembangan bisnis yang terjadi.
Dalam sistem IT, proses beradaptasi perusahaan adalah kemampuan perusahaan dalam menyesuaikan sistem-sistem IT yang dimilikinya guna merespon perubahan yang terjadi. Ada beberapa sistem teknologi informasi yang membantu perusahaan menjalankan proses bisnisnya, salah satunya adalah ERP.
Namun, menyesuaikan sistem IT itu tak mudah karena ada banyak pihak yang terlibat dalam rangkaian proses bisnis, mulai dari karyawan, eksekutif dan BOD, di internal perusahaan, hinga distributor, vendor, sub-kontraktor dan pemasok di eksternal perusahaan. Mereka yang terlibat dalam satu rangkaian ini, biasanya memiliki sistem yang berbeda baik dari kultur, kebiasaan, model data, jenis aplikasi, platform maupun tingkat kesiapan sumber daya IT-nya.
Oleh karena itu, dalam mengimplementasikan suatu sistem teknologi informasi (misalnya ERP) harus dilihat tiga aspek utama, yaitu People, Process, Technology. Atau dengan kata lain dalam implementasi suatu sistem TI harus diperhitungkan hal-hal yang bersifat teknis dan non-teknis.
Faktor non-teknis sangat penting, karena seringkali sistem sudah berjalan secara teknis tetapi sistem tersebut tidak digunakan secara optimal, atau bahkan dilewati (di-by-pass) begitu saja. Sumber utama penyebab munculnya kegagalan non teknis, biasanya terkait dengan aspek manusia atau SDM.
Pada umumnya ketika proses implementasi sistem TI berlangsung, kebanyakan perusahaan terlalu berfokus kepada aspek teknologi dan sehingga melupakan aspek lainnya yaitu people dan process. Fokus yang terlupakan terhadap aspek people dan process, dapat menyebabkan kegagalan jalannya sistem TI tersebut. Contoh kegagalan yang disebabkan faktor proses adalah, misalnya perusahaan belum memiliki proses bisnis yang jelas. Misalnya belum ada definisi dari roles (siapa berhak melakukan, misalnya purchasing / delivery order / approval apa) untuk berbagai fungsi bisnis dari sistem yang diimplementasikan.
Disamping itu, kegagalan bisa juga disebabkan, tidak disadarinya adanya perbedaan antara proses bisnis di lapangan dengan yang diterapkan di dalam sistem TI. Misalnya ada perbedaan yang terkait dengan aturan keuangan antara bidang industri dan institusi yang menggunakan sistem TI tersebut.
Oleh karena itu, sebelum mengimplementasikan sistem ERP ini, melakukan kustomisasi terhadap aplikasi adalah penting. Perlu ditekankan bahwa hal itu bukanlan pekerjaan yang mudah, karena seringkali tidak ditemukan orang di dalam perusahaan yang paham terhadap seluruh proses bisnis di perusahaan. Untuk itulah, dibutuhkan waktu untuk melakukan interaksi dengan berbagai pihak di perusahaan dalam melakukan kustomisasi.
Aspek sumber daya/pengguna juga bisa menyebabkan terjadinya kegagalan sistem TI. Ini terutama disebabkan pengguna (dari mulai users sampai dengan top management) tidak memiliki komitmen terhadap penggunaan sistem tersebut. Misalnya, penentuan pengadaan dilakukan dengan tidak transparan, tidak ada sanksi terhadap pelanggaran, dan seterusnya.
Pengguna yang tidak familier dengan sistem baru, karena tidak dilakukan pelatihan juga bisa menjadi penyebab kegagalan impelementasi sebuah sistem. Seringkali orang teknis beranggapan bahwa sistem akan mudah digunakan sehingga pengguna tidak perlu diajari (ditraining). Padahal penggunaan sistem yang baru harus selalu diajarkan.
Training adalah salah satu kunci keberhasilan dalam mengimplementasikan sistem TI. Namun, training seringkali dianggap remeh, padahal proses training membutuhkan waktu dan biaya yang seringkali lupa tidak dimasukkan ke dalam budget.
Untuk di Indonesia, sistem TI bisa juga gagal, karena faktor pengguna yang tidak mau menggunakan sistem tersebut, karena berbagai alasan. Misalnya, pengguna tidak dapat melakukan kecurangan lagi karena dengan sistem TI semuanya akan berjalan secara real time dan transparan. Maka sistem “disabotase” dengan berbagai cara, misalnya saja diperlambat penggunaan, sengaja salah mengentri data, dan seterusnya, atau bahkan dicari-cari celah untuk melakukan fraud dengan cara baru.
Untuk meminimalkan kegagalan yang disebabkan oleh faktor SDM, yang terpenting adalah adanya komitment dari top managemen hingga user, pelatihan dan integritas dari para pelakunya. Semuanya harus terpadu.
Pada dasarnya implementasi sistem TI (misalnya ERP) pada perusahaan atau organisasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu menggunakan produk yang sudah mapan (seperti SAP yang kemudian dilakukan kustomisasi) atau dengan mengembangkan sendiri dari awal (roll your own application). Keduanya memiliki kelebihan, kekurangan, dan risiko yang berbeda. Untuk perusahaan kecil, mengembangkan sendiri mungkin lebih tepat karena aspek biaya lebih menjadi pertimbangan dibandingkan aspek lain (kehandalan, support, performance).
Untuk perusahaan menengah dan besar dimana aspek performance, kehandalan, dan support merupakan hal yang lebih penting, produk yang sudah mapan (seperti SAP dan sejenisnya) dapat menjadi pilihan. Mengembangkan sendiri dapat berisiko lebih tinggi daripada menggunakan (dan melakukan customization) terhadap produk yang sudah mapan tersebut.
Yang lebih utama adalah adanya kesiapan SDM di internal (biarpun ada outsourcing, tetap harus ada SDM internal yang menguasai) dalam penerapan sistem TI ini. Selain itu perlu juga dilihat antara kebutuhan perusahaan dan ketersedian solusi yang ada.
Sedangkan aspek teknologi, pada umumnya lebih siap dan bukan menjadi sumber masalah utamanya. Dalam kasus sistem TI yang diterapkan pada salah satu perusahaan pemerintah dan menjadi perhatian utama media massa baru-baru ini, saya yakin bukan aspek teknologi yang bermasalah.
