Beberapa kali kita temui instansi resmi Indonesia meggunakan layanan email gratisan – seperti yang disediakan oleh Yahoo! dan Google. Menurut saya hal ini kurang baik. Yang pertama adalah masalah keamanan (security). Email-mail yang dikirimkan dengan menggunakan layanan gratisan tersebut disimpan (archive) oleh penyedia jasa tersebut. Artinya mereka mengetahui kegiatan instansi resmi Indonesia. Ini berbahaya.
Hal kedua adalah image yang terbentuk. Penggunaan layanan gratisan ini menunjukkan bahwa mereka tidak percaya kepada layanan email dari instansi yang bersangkutan. Ini seolah-olah berkata kenapa urusan KTP kita tidak diserahkan (outsource) ke negara lain saja 
Memang pada kenyataannya layanan email di berbagai instansi sering tidak reliable dan banyak spam / virus. Ini membuat penggunanya tidak bisa menggunakan layanan email ketika dibutuhkan. Jadi ini masalah teknis. Nampaknya para pengelola sistem IT di Indonesia harus dibekali dengan kemampuan teknis yang baik. Nah, untuk melakukan hal ini dibutuhkan biaya. Ini masalahnya. Pimpinan instansi tidak merasa hal ini penting. Mereka tidak mau melakukan investasi di SDM (dan sistem IT). Akibatnya ya pekerja harus bekerja dengan kondisi seadanya. Sudah begitu mau dituntut handal? Wah …
Nah, sekarang kita sudah tahu ada masalah. Bagaimana solusinya? Apakah dengan hanya sekedar melarang penggunaan layanan email gratisan untuk instansi?
Januari 25th, 2012 at 11:53 am
tidak cukup melarang pak… biasanya kalau instansi menggunakan imel gratisan bisa dipastikan hal ke IT-an di instansinya juga amburadul, contoh tidak punya web. kalau toh pun punya ndak seberapa keurus… lha wong imel aja udah ga beres kok…
Januari 25th, 2012 at 12:40 pm
Departemen IT di perusahaan/instansi di Indonesia terkadang memang msh dipandang sebelah mata.
Januari 25th, 2012 at 12:42 pm
apakah ini termasuk dalam isu Cloud Computing?
layanan seperti Live Edu dan Google Apps sudah mulai masuk instansi/kampus.
apakah juga tidak disarankan krn alasan keamanan?
Januari 25th, 2012 at 12:52 pm
dilematis memang pak antara memberdayakan staf IT internal dengan tuntutan membeli pelayanan yang handal untuk instansi. Saya pengguna Google Apps (gratis, tapi domain email sesuai domain instansi) karena lebih memilih untuk memberi layanan prima untuk instansi dan keluar dari keterbatasan dana yang ada. Setidaknya 1 masalah IT saya selesai (urusan email), dan mengalihkan tenaga staf IT ke hal lain yang murni harus dikerjakan inhouse.
Januari 25th, 2012 at 12:52 pm
kalo layanan berbayar pun ada kemungkinan disadap (entah itu layanan cloud atau hosting). Jadi rasanya, isu security bisa dikesampingkan. kasus ini hampir mirip dengan maraknya penggunaan blackberry messenger di kalangan pejabat, ini juga bisa diintip sama RIM.
Kalo masalah branding institusi/lembaga mungkin ini alasan yang paling masuk akal.
Januari 25th, 2012 at 1:01 pm
di AU, student mailnya pake Live (terkoneksi via SSO dari kampus), staff mail pake exchange yang dikelola sendiri.
kalau di Jakarta masalahnya adalah kepercayaan dan biaya maintenance peralatan, kalau di daerah masalah utama nambah satu:: adalah listrik!
Januari 25th, 2012 at 1:09 pm
@AR
betul mas, tambah 1 lagi masalah : jadwal kerja. Bagaimana mungkin instansi yang jam kerja pegawainya (dan cara menggajinya) berdasarkan jam kerja 8-5 menuntut sistem selalu hidup alias 24/7???
Januari 25th, 2012 at 1:19 pm
Ada juga sebuah kalimat lucu dinegeri ini yang sudah biasa kita dengar. Kalau ada yg gratis..kenapa harus pakai yg berbayar..” hehehe. jangan kan email pak, saya pernah liat malah ada sebuah instansi daerah yang buat web pakai blogspot, hanya di ubah domain saja. Itupun domainya asal aja nggak pakai dot go.
Januari 25th, 2012 at 1:31 pm
Terkadang di instansi resmi tersebut sebenarnya ada SDM yang mumpuni, tapi lha gimana lagi kalo selalu dibenturkan dengan masalah klasik seperti itu, ujung-ujungnya koq selalu masalah duit?
Januari 25th, 2012 at 1:47 pm
Ujung2nya adalah IT itu masih dianggap sebagai jabatan “pendukung” dgn tupoksi “entri data” oleh instansi resmi negara ini. Selama itu masih terjadi, nggak akan ada orang yg peduli dgn hal-hal spt ini, asal jalan aja sudah syukur.
Januari 25th, 2012 at 2:23 pm
pake public/private key encryption secara default pak, ini akan meminimalisir kemungkinan email bocor walaupun hosting nya di public services spt google. walaupun tidak menggunakan domain gmail, tp hosting di google dengan domain sndr sekarang sudah umum dimana2, jd seharusnya ttp aja lagi2 balik ke google.
klo mslh encryption nya bisa di break itu mslh lain lagi, toh punya mail server sendiri tidak menutup kemungkinan server nya bisa di penetrate oleh negara lain utk kepentingan mereka misalnya…
Januari 25th, 2012 at 8:53 pm
harga diri instansi di sini sangat dipertaruhkan dalam sektor IT nya… jika mereka PD dengan sumber daya yang mereka punya, setidaknya untuk portfolio instansi tersebut
Januari 25th, 2012 at 9:55 pm
Kalau pun kita beli domain & hosting, sebenarnya data email kita pun tersimpan di server pihak lain. Kecuali jika kita mau co-location.
Januari 26th, 2012 at 10:57 am
hheheheheheh, indonesia mah seperti itu malah lebih gaya pake gratisan dari pada pake instansi.
Januari 26th, 2012 at 11:21 am
Sepertinya pemerintah sekarang sedang besar2 an membangun system e-mail ini Pak. Terbukti banyaknya proyek yang digelontorkan di tahun ini.
Januari 26th, 2012 at 11:59 am
email instansi nasional misalnya apa ya pak?
Januari 26th, 2012 at 2:46 pm
Visiting beberapa kantor pemerintah Indonesia, saya heran kok orang kantorannya pada pakai mobile broadband, kenapa tidak connect ke wifi kantor atau LAN kantor. Ternyata selain masalah sensor, juga karena jaringan kantor sangatlah lambat. Entah karena memang upstreamnya kecil, atau WORM, karena dari cerita banyak yang ketika laptopnya terkoneksi ke jaringan kantor, software securitynya banyak teriak ada WORM. Mungkin ada baiknya meniru Singapore, IT division di tiap kementrian di outsource ke perusahaan IT yang government linked juga, dengan SLA tertentu, jadi lebih professional karena bukan karyawan sendiri
Januari 26th, 2012 at 4:59 pm
Bicara soal website resmi gratisan juga email saya kira tergantung kita juga bagaimana cara memanfaatkannya seefektif mungkin. Banyak website super canggih yang dibuat dengan biaya yang mahal tapi ujung-ujungnya ga berfungsi karena budaya update usernya yang rendah. Biarpun blog tapi kalo efektif difungsikan untuk keperluan komunikasi bisnis atau edukasi misalnya ya bagus juga dong. Memang masalah branding lagi, kurang bergengsi kali. Sepanjang powerful ga papa lah.
Januari 27th, 2012 at 7:46 am
Lebih baik bila menggunakan yang berbayar ya, lebih aman dan tidak perlu mengikuti persyaratan yang dibuat oleh sang pemilik layanan email gratis
Januari 27th, 2012 at 2:11 pm
email sih ngga apa2 kalo dari segi kredibilitas dan gengsi semata.
tapi coba liat, masih saja banyak kantoran bikin website resmi gratisan di blogspot dkk… wkwkwk
untuk keamanan memang sebaiknya menggunakan email dengan domain kantor masing2. bukan gmail, ymail dkk
Januari 27th, 2012 at 8:20 pm
kita semua tahu solusi yg terbaik pada masing-masing instansi resmi ini. menurut saya, kita perlu memulai & membiasakannya. dan sebaiknya dimulai dari pemerintah yg paling atas.
kata siapa pimpinan instansi tidak menganggap penting IT? buktinya website DPR aja biayanya 9 Miliar. hehe
Januari 28th, 2012 at 2:15 am
Sekilas ini benar. Tapi apa sih yang tidak disimpan selalu di server luar? Tidak sulit benar dengan ragam alasan untuk membuka arsip tersebut, terutama dengan alasan hukum. Layanan gratisan itu (ini maksudnya seperti gmail atau yahoo! mail kan?) juga tidak segampang itu untuk menyerahkan data-data di server mereka.
Di satu sisi, aku setuju denganmu, Pak, bahwa memang sebaiknya instansi resmi memiliki email sendiri. Tapi lebih untuk tidak memudahkan penyesatan informasi kepada publik. Kita masih ingat dengan kasus email Komisi 8 kemarin itu, yang begitu gampang diucapkan, dan lalu begitu gampang pula dibuat oleh sosok anonymous untuk mengejek anggota DPR yang konon terhormat itu.
Dulu waktu bekerja jadi IT Freelancer di IFRC di Aceh, aku malah mendapati banyak pekerjanya, juga orang bule sekalipun, malah lebih suka menggunakan layanan email yang gratisan seperti Gmail dan sejenisnya yang memungkinkan mereka menerima dan mengirim email dengan aplikasi serupa Outlook atau Thunderbird. Padahal ada email resmi juga. Mesti diakui, layanan email resmi terkadang ribet. Tapi tetap dibutuhkan. Dilematis memang perkara begini
Januari 28th, 2012 at 3:43 am
permisi… tolong di add dan kunjungi http://iwakpin.blogspot.com/ terima kasih..
Januari 28th, 2012 at 12:33 pm
ya, sebaiknya instansi resmi harus menggunakan email dengan domain instansi tersebut.
Februari 19th, 2012 at 11:23 am
ccd