People, Process, Technology dalam Impelementasi Sistem TI

Tidak bisa dipungkiri lagi perusahaan kini membutuhkan dukungan teknologi informasi, untuk menjawab setiap tantangan yang muncul dalam dunia bisnis yang selalu dinamis dan tak bisa ditebak. Tekonologi informasi dapat membantu perusahaan untuk  beradaptasi  dengan cepat terhadap perkembangan bisnis yang terjadi.

Dalam sistem IT, proses beradaptasi perusahaan adalah kemampuan perusahaan dalam menyesuaikan sistem-sistem IT yang dimilikinya guna merespon perubahan yang terjadi. Ada beberapa sistem teknologi informasi yang membantu perusahaan  menjalankan proses bisnisnya, salah satunya adalah ERP.

Namun, menyesuaikan sistem IT itu tak mudah karena ada banyak pihak yang terlibat dalam rangkaian proses bisnis, mulai dari karyawan, eksekutif dan BOD, di internal perusahaan, hinga distributor, vendor,  sub-kontraktor dan pemasok di eksternal perusahaan. Mereka yang terlibat dalam satu rangkaian ini, biasanya memiliki sistem yang berbeda baik dari kultur, kebiasaan, model data, jenis aplikasi, platform maupun tingkat kesiapan sumber daya IT-nya.

Oleh karena itu, dalam mengimplementasikan suatu sistem teknologi informasi (misalnya ERP) harus dilihat tiga aspek utama, yaitu People, Process, Technology. Atau dengan kata lain dalam implementasi suatu sistem TI harus diperhitungkan hal-hal yang bersifat teknis dan non-teknis.

Faktor non-teknis sangat penting, karena seringkali sistem sudah berjalan secara teknis tetapi sistem tersebut  tidak digunakan secara optimal, atau bahkan dilewati (di-by-pass) begitu saja. Sumber utama penyebab munculnya kegagalan non teknis, biasanya terkait dengan aspek manusia atau SDM.

Pada umumnya ketika proses implementasi sistem TI berlangsung, kebanyakan perusahaan terlalu berfokus kepada aspek teknologi dan sehingga melupakan aspek lainnya yaitu people dan process. Fokus yang terlupakan terhadap aspek people dan process, dapat menyebabkan kegagalan jalannya sistem TI tersebut. Contoh kegagalan yang disebabkan faktor proses  adalah, misalnya  perusahaan belum memiliki proses bisnis yang jelas. Misalnya belum ada definisi dari roles (siapa berhak melakukan, misalnya purchasing / delivery order / approval apa) untuk berbagai fungsi bisnis dari sistem yang diimplementasikan.

Disamping itu, kegagalan bisa juga disebabkan, tidak disadarinya adanya perbedaan antara proses bisnis di lapangan dengan yang diterapkan di dalam sistem TI. Misalnya ada perbedaan yang terkait dengan aturan keuangan antara bidang industri dan institusi yang menggunakan sistem TI tersebut.

Oleh karena itu, sebelum mengimplementasikan sistem ERP ini, melakukan kustomisasi terhadap aplikasi adalah penting. Perlu ditekankan bahwa hal itu bukanlan pekerjaan yang mudah, karena seringkali tidak ditemukan orang di dalam perusahaan yang paham terhadap seluruh proses bisnis di perusahaan. Untuk itulah, dibutuhkan waktu untuk melakukan interaksi dengan berbagai pihak di perusahaan dalam melakukan kustomisasi.

Aspek sumber daya/pengguna juga bisa menyebabkan terjadinya kegagalan sistem TI. Ini terutama disebabkan pengguna (dari mulai users sampai dengan top management) tidak memiliki komitmen terhadap penggunaan sistem tersebut.  Misalnya, penentuan pengadaan dilakukan dengan tidak  transparan, tidak ada sanksi terhadap pelanggaran, dan seterusnya.

Pengguna yang tidak familier dengan sistem baru, karena tidak dilakukan pelatihan juga bisa menjadi penyebab kegagalan impelementasi sebuah sistem.  Seringkali orang teknis beranggapan bahwa sistem akan mudah digunakan sehingga pengguna tidak perlu diajari (ditraining). Padahal penggunaan sistem yang baru harus selalu diajarkan.

Training adalah salah satu kunci keberhasilan dalam mengimplementasikan sistem TI. Namun, training seringkali dianggap remeh, padahal proses training membutuhkan waktu dan biaya yang seringkali lupa tidak dimasukkan ke dalam budget.

Untuk di Indonesia, sistem TI bisa juga gagal, karena faktor pengguna yang tidak mau menggunakan sistem tersebut, karena berbagai alasan. Misalnya, pengguna tidak dapat  melakukan kecurangan lagi karena dengan sistem TI semuanya akan berjalan secara real time dan transparan. Maka sistem “disabotase” dengan berbagai cara, misalnya saja diperlambat penggunaan, sengaja salah mengentri data, dan seterusnya, atau bahkan dicari-cari celah untuk melakukan fraud dengan cara baru.

Untuk meminimalkan kegagalan yang disebabkan oleh faktor SDM, yang terpenting adalah adanya komitment dari top managemen hingga user, pelatihan dan integritas dari para pelakunya. Semuanya harus terpadu.

Pada dasarnya implementasi sistem TI (misalnya ERP) pada perusahaan atau organisasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu menggunakan produk yang sudah mapan (seperti SAP yang kemudian dilakukan kustomisasi) atau dengan mengembangkan sendiri dari awal (roll your own application). Keduanya memiliki kelebihan, kekurangan, dan risiko yang berbeda. Untuk perusahaan kecil, mengembangkan sendiri mungkin lebih tepat karena aspek biaya lebih menjadi pertimbangan dibandingkan aspek lain (kehandalan, support, performance).

Untuk perusahaan menengah dan besar dimana aspek performance, kehandalan, dan support merupakan hal yang lebih penting, produk yang sudah mapan (seperti SAP dan sejenisnya) dapat menjadi pilihan. Mengembangkan sendiri dapat berisiko lebih tinggi daripada menggunakan (dan melakukan customization) terhadap produk yang sudah mapan tersebut.

Yang lebih utama adalah adanya kesiapan SDM di internal (biarpun ada outsourcing, tetap harus ada SDM internal yang menguasai) dalam penerapan sistem TI ini. Selain itu perlu juga dilihat antara kebutuhan perusahaan dan ketersedian solusi yang ada.

Sedangkan aspek teknologi, pada umumnya lebih siap dan bukan menjadi sumber masalah utamanya. Dalam kasus sistem TI yang diterapkan pada salah satu perusahaan pemerintah dan menjadi perhatian utama media massa baru-baru ini, saya yakin bukan aspek teknologi yang bermasalah.

Iklan

11 pemikiran pada “People, Process, Technology dalam Impelementasi Sistem TI

  1. Pertamaaa.!
    Sepertinya sudah lama saya gak baca tulisan Pak Budi yang serius seperti ini.
    Mengena sekali pak. umumnya ketika kami, implementor proyek TI, masang infrastruktur, memang hanya mikirin aspek teknisnya. setelah itu, begitu tahu sistem gak dipakai, lalu nyalahin orang lain. bilang SDM gak siap lah, atau ini itu yang lain.
    artikel bapak kali ini, meskipun sebenarnya sudah berkali2 baca yg serupa, tapi baru kali ini saya nyambung. momennya pas kali ya.

  2. Absolutely right …..!, Human resources always the major problem in implementing technology, cause :
    1. Lazy to learn.
    2. they difficult to “change” or “upgrade” their habit from manual to automation.
    3. Affraid their potition, will be changed.

  3. Terima kasih, Pak.
    Tertarik mengomentari tentang implementasi ERP, atau sistem TI lainnya. Seperti yg Bpk katakan bahwa sebuah organisasi bisa memilih beli packaged/off-the-shelf solution (seperti SAP, Oracle, dll), atau custom develop (inhouse/outsource development). Setiap alternatif tentu memiliki pertimbangan pemilihan tersendiri, seperti tingkat keunikan dari proses bisnis, tingkat strategis dari proses yg di IT kan itu, dsb.

    Produk2 besar seperti SAP/Oracle/dsj, pada umumnya merekomendasikan/hanya menerima customization pada kisaran 7-10% saja. Tidak lebih dari itu. Alasannya ketika melakukan customize secara berlebihan, maka perusahaan sudah men-sacrifice nilai best practices yang diadopsi oleh sistem ERP tsb. Yang mereka rekomen biasanya adalah mengimplementasi (dengan sedikit penyesuaian) dan kemudian melakukan program Change Management. Jadi pada kasus ini, kunci suksesnya akan ada pada keberhasilan program Change Mgt nya.

    Hal ini pula yg menyebabkan, beberapa perusahaan (terutama kelas menengah ke bawah) lebih memilih opsi custom develop ketimbang beli off-the-shelf product. Tentunya dengan konsekuensi, nilai best practice yg minim dan effort change mgt yg minim juga.

    Pilihan mana yg mau diambil sepertinya tidak bisa generik diterapkan untuk semua organisasi. Perlu analisis cost benefit yg mempertimbangkan banyak hal (sistem eksisting, kultur perusahaan, kemampuan finansial, dll).

    <>

  4. Perusahaan pemerintah itu kesalahan terbesar terjadi pada ‘people’-nya. ya.. maklumlah standar pegawai BUMN. Waktu pertama kali implementasi SAP di perusahaan tersebut, gak sedikit saya mendengar cerita2 negatif. Misalnya pada saat training key user, yg harusnya pesertanya sudah fix karena akan menjadi key user eh.. malah tiap hari ganti2 peserta. Alasan supaya semua kebagian uang dinas. Hehe..
    Mungkin project upgrade yg go-live awal tahun ini niatnya lebih baik. Membuat jadi lebih transparan dan accountable. Kita lihat saja, katanya mau jadi perusahaan yg mendunia, menyamai perusahaan di negara tetangga yg bisa bikin tower tinggi 🙂

  5. Setuju sekali Pak Budi, faktor SDM sangat penting dalam implementasi IT…menurut saya, SDM di Indonesia, khusus untuk badan pemerintahan, SDM yang menguasai teknologi sangatlah sedikit…bisa dikatakan minim sekali.

    Saya pernah membantu teman saya yang bekerja sebagai IT di sebuah pemkot di salah satu kota besar, ketika saya menanyakan sesuatu tentang komputer (driver program) misalnya mereka sebagian besar tidak tahu.

  6. Setuju pak!! Itulah kajian utama kami di teknik Industri, bagaimana mengintegrasikan komponen sistem yang tdd manusia, material, mesin, dll, tapi yang jadi pusat adalah manusianya bukan teknologinya.. Sistem Informasi merupakan salah satu integrated system dimana manusia juga harus diutamakan…

  7. benar pak…saya sepakat dengan harus adanya kesiapan SDM di internal (biarpun ada outsourcing) karena tetap harus ada kontrol dari perusahaan dalam penerapan sistem TI ini di perusahaan….. Untuk itu, dapat dilakukan dengan menempatkan SDM internal juga…..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s