Bagaimana Melakukan Multitasking

Banyak orang yang mengatakan bahwa multitasking – mengerjakan beberapa hal sekaligus – itu tidak baik. Mereka benar. Namun dalam kenyataannya ada orang yang melakukan multitasking karena satu dan lain hal. Saya melakukannya.

Bagaimana melakukan multitasking? Berikut ini adalah hal-hal yang penting untuk dipahami. Saya menemukan ada tigal (3) hal.

Pertama, turunkan harapan (expectation). Sebagai contoh, jika kita mengerjakan sesuatu dengan harapan mencapai 90% dari target, maka ketika kita multitasking hasil yang dapat dicapai mungkin turun menjadi 70%. Ini akan menjadi masalah bagi seseorang yang perfectionist. Penurunan hasil yang dicapai ini apakah bisa Anda terima? Bagi saya, ini lebih masuk akal. Mengerjakan tiga hal secara bersamaan dengan hasil masing-masing 70% lebih menarik daripada mengerjakan tiga hal secara serial dengan hasil 90%.

Kedua, skeduling atau pemilihan prioritas apa yang dilakukan berdasarkan urgency. Deadline mana yang paling dekat, itu yang dikerjakan dahulu. Yang didahulukan bukan yang penting (importance). Padahal seharusnya yang dikerjakan dahulu adalah yang penting. Skedul akan berubah dengan sangat cepat dan kadang-kadang chaos. he he he.

Ketiga, yang paling susah, carilah tangan kanan untuk menangani tugas-tugas. Dengan kata lagi, delegasi. Delegasikan pekerjaan. Susahnya adalah mencari orang yang dapat mengerjakan sesuai dengan harapan kita. Susah sekali. Ada pepatah yang mengatakan, “if you want to do it right, do it yourself“. Masalahnya, jika semua kita kerjakan maka kita tidak dapat melakukan task yang lainnya. Jadi mencari orang untuk mendelegasikan pekerjaan merupakan sesuatu yang penting.

Ada masalah lagi terkait dengan poin ketiga, yaitu biasanya kalau kita mendelegasikan sesuatu maka hasilnya juga hanya 70% dari harapan kita. Hadoh.

Nah, jika ketiga hal di atas dapat kita lakukan, maka multitasking dapat kita lakukan.

Blusukan

Ada pro dan kontra tentang blusukan. Blusukan sudah terbukti berjalan seperti yang dicontohkan oleh Presiden Joko Widodo (Jokowi). Ini bisa berjalan karena memang blusukan cocok dengan karakter dan latar belakang dari Jokowi.

Apakah blusukan dapat dilakukan oleh orang lain? Tentu saja dapat. Hanya saja hasilnya akan berbeda-beda, karena bergantung kepada orangnya. Kalau bentuknya persis seperti yang dilakukan oleh Jokowi, boleh jadi ada yang berhasil dan ada yang kurang berhasil.

Kesederhanaan dan kesamarataan. Itu kuncinya menurut saya. Tidak semua orang dapat melakukan hal tersebut. Mari kita ambil contoh. Berapa di antara kita yang kalau melewati seseorang – siapa pun dia – menyebutkan kata “permisi” atau “punten” (kalau dalam bahasa Sunda). Tidak banyak! Saya sudah (dan selalu) perhatikan ini. Saya membiasakan diri untuk mengatakan “punten” kepada siapapun. Perhatikan juga tingkah laku kita ketika memanggil pelayan di restoran / rumah makan, misalnya.

Bagi banyak orang, hal-hal yang kecil itu mungkin luput dari perhatian karena bagi mereka itu bukan hal yang penting. Bagi saya, itu menunjukkan karakter. (Bagaimana mengajarkan hal ini ya?)

Oh ya, di luar negeri pun ada bentuk manajemen yang mirip dengan blusukan. Beberapa tahun yang lalu saya melihat video tentang pengelolan sebuah organisasi pemadam kebakaran di sebuah daerah di Amerika. Mereka mendapat penghargaan karena jumlah kebakaran yang menurun. Salah satu hal yang saya ingat dari video itu adalah bagaimana sang pimpinan selalu mengunjungi kantor-kantor branch untuk sekedar mencari tahu masalah di lapangan. Pada intinya, ya blusukan juga. Sayang sekali saya lupa tempatnya dan sudah tidak punya videonya. (Sudah mencoba mencari di YouTube tapi belum ketemu. Kalau nanti ketemu akan saya pasang link-nya di sini.)

Jadi … menurut saya blusukan itu merupakan hal yang baik. Sesuaikan dengan karakter orang yang melakukannya.